Een bedrijfsnaam komt op uw website, offertes en facturen te staan. Daarom wilt u vóór de inschrijving weten of een andere onderneming of een merk al een vergelijkbare naam gebruikt. De KVK Naamchecker helpt bij die eerste controle: u zoekt er in het Handelsregister en het Merkenregister van BOIP. De uitkomst is een praktisch startpunt, geen definitieve uitspraak over uw rechten. Ook de betekenis, schrijfwijze en activiteiten van uw bedrijf spelen mee.
Wat controleert de KVK naam check precies?
De KVK Naamchecker doorzoekt het Handelsregister van KVK en het Merkenregister van BOIP. Het Handelsregister bevat gegevens over ondernemingen en hun handelsnamen. In het merkenregister staan merknamen en logo’s die zijn aangevraagd of geregistreerd voor gebruik in de Benelux. Volgens de uitleg van KVK over de Naamchecker kunt u met één zoekactie nagaan of uw voorstel daar al voorkomt.
De tool helpt u mogelijke overeenkomsten te signaleren, maar beoordeelt niet automatisch iedere juridische omstandigheid. Een naam kan bijvoorbeeld afwijken in spelling en toch sterk lijken op die van een bestaande onderneming. Ook de diensten of producten die u aanbiedt kunnen ertoe doen. Een uitslag zonder duidelijke overeenkomst is daarom geen toestemming, vrijwaring of garantie dat niemand bezwaar kan maken.
Welke regels tellen mee bij het kiezen?
De Handelsnaamwet bevat regels voor handelsnamen. Een naam mag onder meer niet misleidend zijn en mag geen verwarring veroorzaken met de naam van een andere onderneming. Dat gaat niet alleen om exact dezelfde letters. Een kleine spellingwijziging, een extra plaatsnaam of een toevoeging over uw activiteit maakt een naam niet vanzelf onderscheidend genoeg. KVK beschrijft in de regels en aandachtspunten voor een bedrijfsnaam ook dat beschermde beroepsnamen en bepaalde rechtsvormen beperkingen kunnen opleveren.
Controleer daarom eerst of de naam klopt met wat u werkelijk doet. Een naam die een grotere organisatie, andere dienst of bepaalde deskundigheid suggereert dan u aanbiedt, kan misleidend overkomen. Let ook op woorden voor beschermde beroepen en titels: gebruik zo’n aanduiding alleen als u aan de toepasselijke voorwaarden voldoet. Bekijk daarnaast of de naam uw rechtsvorm correct weergeeft. Voor een bv, nv of andere rechtspersoon kan de statutaire naam een rol spelen bij het gebruik van aanvullende handelsnamen.
Handelsnaam en merk zijn bovendien niet hetzelfde. Een handelsnaam duidt uw onderneming aan; een merk onderscheidt producten of diensten. De regels en het bereik van bescherming verschillen. Een registratie bij KVK maakt een naam dus niet automatisch tot een merk, en een merkregistratie beantwoordt niet zonder meer iedere vraag over het gebruik als handelsnaam.
Hoe vergelijkt u mogelijke namen?
Zoek niet alleen naar de exacte naam, maar ook naar varianten die een klant gemakkelijk door elkaar kan halen. Probeer bijvoorbeeld de naam zonder spaties, met een andere schrijfwijze, in het meervoud of met een beschrijving van uw dienst. Let op hoe de naam klinkt wanneer iemand hem uitspreekt en hoe hij eruitziet in een e-mail, zoekresultaat of op een offerte.
Vergelijk vervolgens de gevonden namen met uw eigen situatie. Vraag uzelf af:
- Is de andere naam hetzelfde of klinkt die vrijwel hetzelfde?
- Bieden de betrokken ondernemingen vergelijkbare producten of diensten aan?
- Zouden klanten, leveranciers of opdrachtgevers kunnen denken dat de bedrijven bij elkaar horen?
- Gebruikt een gevonden partij de naam als merk voor producten of diensten die met uw aanbod samenhangen?
- Is er een duidelijke reden waarom uw naam anders en herkenbaar is?
Een verschil in vestigingsplaats of een toevoeging als ‘online’, ‘service’ of de naam van een stad lost een mogelijk verwarringsrisico niet automatisch op. KVK wijst erop dat de omstandigheden en de gelijkenis ertoe doen. Bij een opvallende overeenkomst is het verstandiger een alternatief te bedenken of deskundig advies in te winnen dan te vertrouwen op één afwijkend woord.
Welke stappen zet u vóór de inschrijving?
- Noteer een paar naamopties en bepaal welke activiteiten u onder elke naam wilt aanbieden. Zo kunt u beoordelen of een naam uw aanbod goed en eerlijk beschrijft.
- Zoek elke optie in de KVK Naamchecker. Bekijk overeenkomsten in zowel het Handelsregister als het BOIP Merkenregister en probeer ook relevante schrijfvarianten.
- Onderzoek de gevonden resultaten. Kijk naar de naam, de activiteiten, de producten of diensten en de context waarin de naam wordt gebruikt. Een zoekresultaat is aanleiding voor beoordeling, niet automatisch een verbod of goedkeuring.
- Controleer apart of een passende domeinnaam beschikbaar is. Die beschikbaarheid is een praktische voorwaarde voor uw website, maar vervangt geen onderzoek naar handelsnamen of merken.
- Kies de naam die voldoende onderscheidend is, niet misleidt en bij uw plannen past. Houd rekening met eventuele regels voor uw beroep en rechtsvorm.
- Geef uw handelsnaam door wanneer u uw onderneming inschrijft. De inschrijving van een bedrijf loopt samen met de gegevens die KVK voor het Handelsregister nodig heeft. De vervolgstappen rond uw KVK-inschrijving voorbereiden staan dus los van de voorafgaande naamcontrole.
De volgorde is praktisch: eerst onderzoek, daarna de keuze en vervolgens de inschrijving. Als u al actief bent en een naam wilt veranderen of toevoegen, controleer dan de nieuwe naam eveneens voordat u die breed communiceert. Pas daarna onder meer uw website, offertes, facturen en andere zakelijke uitingen aan.
Wat betekent de uitslag voor uw keuze?
Een gevonden exacte naam vraagt om extra onderzoek, maar de vermelding alleen vertelt niet altijd of uw situatie juridisch hetzelfde is. Andersom betekent geen resultaat niet dat de naam vrij is voor ieder gebruik. De Naamchecker raadpleegt de genoemde registers; hij vervangt geen beoordeling van actief gebruik, verwarringsgevaar of de precieze bescherming van een merk. KVK legt ook uit dat inschrijving in het Handelsregister op zichzelf niet hetzelfde is als bescherming van een handelsnaam.
Bij twijfel kunt u de naam en uw beoogde activiteiten laten beoordelen door een jurist die ervaring heeft met intellectueel eigendom of handelsnaamrecht. Dat is vooral verstandig als een vergelijkbare naam wordt gebruikt door een partij in dezelfde markt, als u een merk wilt aanvragen of als u al investeert in een nieuwe identiteit. Bewaar uw zoeknotities en de namen die u hebt onderzocht, zodat u kunt terugzien welke afweging u maakte.
Controleer ten slotte of de keuze ook op langere termijn bruikbaar is. Een heel specifieke naam kan minder goed passen als u later andere diensten aanbiedt. Een brede naam kan juist minder duidelijk maken wat klanten bij u kunnen afnemen. Als u meerdere activiteiten voert, kan een extra handelsnaam passend zijn; bekijk dan de regels voor uw rechtsvorm en de manier waarop u die naam op contracten en communicatie gebruikt. Voor meer praktische onderwerpen voor ondernemers kunt u verder binnen Ondernemerschap lezen.
Veelgestelde vragen
Betekent een lege zoekuitslag dat ik de naam zeker mag gebruiken?
Nee. Een lege uitslag betekent alleen dat de Naamchecker geen overeenkomst vindt in de registers die hij doorzoekt. Een onderneming kan een handelsnaam al actief gebruiken zonder dat u die naam via deze zoekactie aantreft. Ook kan een naam verwarring veroorzaken door de gelijkenis, de activiteiten of het gebied waarin bedrijven werken. Onderzoek daarom ook varianten en vraag bij twijfel advies van een juridisch specialist.
Is een KVK-inschrijving hetzelfde als een merkregistratie?
Nee. Een handelsnaam is de naam waaronder uw onderneming naar buiten treedt. Een merk is een naam of logo waarmee u producten of diensten onderscheidt. Een handelsnaam geeft niet automatisch dezelfde bescherming als een merkregistratie. Als u een naam ook als merk wilt beschermen, onderzoek dan de voorwaarden en registratie bij BOIP. De gewenste bescherming en het gebruik bepalen welke stappen passend zijn.
Kan ik meerdere handelsnamen voor één onderneming gebruiken?
Dat kan. Een extra handelsnaam kan bijvoorbeeld passen bij een andere dienst, doelgroep of productlijn. U blijft daarbij werken vanuit dezelfde onderneming; een extra naam levert niet automatisch een nieuw KVK-nummer op. Controleer ook die naam vooraf en geef wijzigingen of extra namen door aan KVK. Bij bepaalde rechtsvormen gelden aanvullende regels voor het gebruik naast de statutaire naam.
Moet ik ook controleren of de domeinnaam beschikbaar is?
Ja, als u de naam online wilt gebruiken. Een domeinnaam is een afzonderlijke registratie en beschikbaarheid daarvan zegt niet of u de handelsnaam of een merk mag gebruiken. Andersom garandeert een bruikbare bedrijfsnaam niet dat het gewenste webadres vrij is. Controleer dus apart of de passende domeinnaam beschikbaar is en weeg de uitkomsten mee voordat u de naam breed gaat gebruiken.
