Wie goederen of diensten levert aan een andere ondernemer in de EU, loopt een financieel risico als het btw-nummer van de klant niet klopt. Bij een controle door de Belastingdienst kan een naheffing volgen als u het verkeerde tarief hebt toegepast of ten onrechte de btw hebt verlegd. Het controleren van een btw-identificatienummer is daarom geen administratieve formaliteit, maar een noodzakelijke stap om uw kasstroom te beschermen.
Het verschil tussen een btw-identificatienummer en een omzetbelastingnummer
Veel ondernemers halen deze twee nummers door elkaar, maar ze hebben een heel ander doel. Het btw-identificatienummer (btw-id) gebruikt u in contact met klanten en leveranciers: op facturen, offertes en uw website. Het omzetbelastingnummer (ob-nummer) gebruikt u alleen voor de Belastingdienst, bijvoorbeeld bij het doen van btw-aangifte of het voeren van correspondentie.
De opbouw verschilt ook. Het btw-id van een eenmanszaak bestaat uit de landcode NL, negen cijfers (niet gekoppeld aan het burgerservicenummer), de letter B en twee cijfers – bijvoorbeeld NL123456789B01. Bij andere rechtsvormen, zoals een bv of stichting, staan in de negen cijfers het RSIN (Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer). Het ob-nummer bevat bij een eenmanszaak het BSN van de ondernemer, gevolgd door B en twee cijfers. Omdat het btw-id nooit een BSN bevat, is het geschikt voor openbare communicatie.
Hoe u uw eigen btw-nummer terugvindt
Bent u uw btw-id of ob-nummer kwijt? U vindt beide nummers in het portaal Mijn Belastingdienst Zakelijk. Log in met uw DigiD of eHerkenning, kies de optie 'Btw' en klik onderin op 'Btw-identificatienummer'. Het scherm toont direct uw btw-id en uw ob-nummer. U krijgt deze nummers niet van de Kamer van Koophandel (KVK) of de Belastingdienst per telefoon – u moet ze zelf online opvragen.
Let op: wanneer u zich inschrijft bij KVK, geeft KVK uw gegevens door aan de Belastingdienst. De Belastingdienst beoordeelt of u ondernemer voor de btw bent. Dit duurt maximaal 10 werkdagen. Daarna ontvangt u per post een brief met beide nummers. U hoeft zich niet apart bij de Belastingdienst aan te melden.
Het btw-nummer van een klant of leverancier achterhalen
Er bestaat geen openbare database waarin u alle btw-nummers van Nederlandse bedrijven kunt opzoeken. Ook KVK en de Belastingdienst verstrekken deze gegevens niet aan derden. U moet het nummer dus zelf bij de onderneming opvragen. Kijk eerst op de website van het bedrijf, op een offerte of op een factuur. Staat het er niet bij? Neem dan contact op met de klant of leverancier.
Voor intracommunautaire leveringen is het essentieel dat u het juiste btw-id van uw EU-klant hebt. Zonder een geldig nummer kunt u geen btw-verlegging toepassen en loopt u het risico dat u alsnog Nederlandse btw moet afdragen.
Het btw-nummer controleren via VIES: stap voor stap
Heeft u het btw-identificatienummer van een klant of leverancier? Controleer de geldigheid ervan via het VAT Information Exchange System (VIES) van de Europese Commissie. Dit systeem controleert of het nummer actief is en of de onderneming btw-plichtig is in de eigen lidstaat.
- Ga naar de VIES-website van de Europese Commissie.
- Selecteer de EU-lidstaat waar uw klant gevestigd is – bijvoorbeeld BE voor België of DE voor Duitsland.
- Vul het btw-identificatienummer van uw klant in.
- Selecteer NL-Nederland en vul uw eigen btw-identificatienummer in (dit veld is niet verplicht, maar wel aanbevolen).
- Klik op 'Verificatie'.
Bij een geldig nummer ziet u de melding 'Ja, geldig btw-nummer' in het groen, samen met de bedrijfsnaam en het adres van uw klant. Maak een afdruk van dit scherm en bewaar deze bij uw factuur. Zo bewijst u bij een controle van de Belastingdienst dat u het juiste btw-tarief of de juiste btw-verlegging hebt toegepast.
Bij een ongeldig nummer krijgt u de melding 'Invalid input' of 'Ongeldig btw-nummer voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU'. Stuur uw klant een seintje dat zijn nummer niet werkt. U moet dan alsnog Nederlandse btw berekenen. Uw buitenlandse klant kan voor verdere uitleg contact opnemen met zijn eigen belastingdienst.
Het VIES-systeem is hoofdlettergevoelig. Vul het nummer precies in zoals u het hebt ontvangen, inclusief hoofdletters.
Veelgemaakte fouten bij het opzoeken en controleren
Een veelvoorkomende fout is het zoeken met het omzetbelastingnummer in plaats van het btw-identificatienummer. Gebruik nooit uw ob-nummer op de VIES-website en deel alleen uw btw-id met klanten en leveranciers. Het ob-nummer is alleen voor interne communicatie met de Belastingdienst.
Een andere valkuil: het btw-id van een eenmanszaak is sinds 2020 gewijzigd. Oude facturen of contracten kunnen nog het oude formaat bevatten (met BSN erin). Controleer altijd of het nummer aan de huidige opbouw voldoet: NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers. Klopt de structuur niet, vraag dan een nieuw nummer op bij de ondernemer.
Let ook op bij uitschrijving. Wanneer u uw bedrijf uitschrijft bij KVK, wordt u automatisch afgemeld bij de Belastingdienst. Uw btw-identificatienummer wordt dan stopgezet. U ontvangt een brief van de Belastingdienst ter bevestiging. Gebruik een stopgezet nummer niet meer op facturen of uw website.
Wanneer u zelf actie moet ondernemen
Heeft u een eenmanszaak en bent u uw btw-id kwijt? Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk. Heeft u een klant die een ongeldig nummer opgeeft? Vraag hem contact op te nemen met zijn belastingdienst. Wacht niet te lang: zolang het nummer niet werkt, moet u gewoon Nederlandse btw rekenen. Alleen met een bevestigde VIES-check kunt u de btw verleggen.
Voor ondernemers die regelmatig grensoverschrijdend leveren, is het verstandig om bij elke nieuwe klant een VIES-check te doen en de uitdraai te archiveren. Bij een eventuele naheffing bent u dan gedekt. Het kost hooguit een paar minuten, maar het bespaart u mogelijk duizenden euro's aan naheffingen en boetes.
