Een factuur opstellen conform de Nederlandse wetgeving: verplichte vermeldingen en tips

Een factuur maken lijkt eenvoudig, maar één fout en de Belastingdienst kan de btw-aftrek weigeren. Voor ondernemers die in Nederland facturen sturen, gelden strikte regels. Of je nu ZZP'er bent of een BV hebt, de basisvereisten zijn hetzelfde. Hier lees je precies welke gegevens verplicht zijn, waarom een doorlopend factuurnummer cruciaal is en hoe je veelgemaakte fouten voorkomt.

De 12 verplichte vermeldingen op een factuur

De Belastingdienst stelt dat elke factuur aan een aantal vaste eisen moet voldoen. Deze lijst is niet onderhandelbaar – ontbreekt er één element, dan is de factuur ongeldig voor btw-aftrek. Dit zijn de verplichte gegevens:

• Naam en volledig adres van de leverancier – dus jouw bedrijfsnaam en vestigingsadres.
• Jouw btw-identificatienummer – het Nederlandse btw-nummer, niet het burgerservicenummer.
• Naam en volledig adres van de afnemer – de klant moet duidelijk identificeerbaar zijn.
• Factuurnummer – uniek en opeenvolgend, elk nummer mag maar één keer voorkomen.
• Factuurdatum – de dag waarop je de factuur opmaakt.
• Leveringsdatum – de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd.
• Hoeveelheid en soort geleverde goederen – bijvoorbeeld “3 stuks bureau stoelen”.
• Aard en soort geleverde diensten – omschrijf duidelijk wat je hebt gedaan, zoals “webdesign voor 10 pagina's”.
• Prijs per eenheid exclusief btw – het bedrag zonder belasting.
• Toegepaste btw-tarief – 21%, 9% of 0% (vrijstelling).
• Vergoeding exclusief btw – het totaalbedrag zonder btw.
• Btw-bedrag in euro's – het totale btw-bedrag per tarief.

Let op: bij een vooruitbetaling moet ook de datum van betaling op de factuur staan, als die afwijkt van de factuurdatum. Verder moet uit de factuur blijken of een bijzondere btw-regeling van toepassing is, zoals de margeregeling of de verleggingsregeling.

Wanneer heb je een vereenvoudigde factuur?

Is het factuurbedrag lager dan €100 inclusief btw? Dan mag je een eenvoudige factuur sturen. Deze hoeft minder gegevens te bevatten. Op een vereenvoudigde factuur zet je in elk geval:

1. De datum waarop je de factuur verstuurt.
2. Jouw naam en adresgegevens.
3. Welke producten of diensten je hebt geleverd.
4. Het btw-bedrag.

Een creditfactuur – waarmee je een eerdere factuur corrigeert – valt ook onder de vereenvoudigde regels. Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan hoef je helemaal geen factuur met btw te sturen. Vermeld dan duidelijk dat je de KOR toepast en zet geen btw-percentage of btw-bedrag op het document.

Wat gebeurt er bij een fout op de factuur?

Een foutief factuurnummer is een veelvoorkomende oorzaak van problemen. Facturen moeten opeenvolgend genummerd zijn, zonder gaten of dubbele nummers. Is een factuur niet correct genummerd? Dan moet je deze herstellen. Je klant heeft anders geen recht op btw-aftrek, wat kan leiden tot naheffingen. Ook als je een factuur te laat verstuurt – na de 15e van de maand volgend op de levering – kan de Belastingdienst de btw-aftrek weigeren.

Een ander punt: vergeet je het btw-identificatienummer van de afnemer bij intracommunautaire leveringen? Dan is de factuur niet geldig voor de btw-vrijstelling. Dit geldt ook voor export naar andere EU-landen. Bij verlegging van btw moet jouw btw-nummer én dat van de klant op de factuur staan.

Hoe lang moet je facturen bewaren?

De bewaarplicht voor facturen is 7 jaar. Voor facturen over onroerende goederen – zoals grond of gebouwen – geldt een termijn van 10 jaar. Je bewaart facturen in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitaal scannen en bewaren mag, mits de scan een juiste en volledige weergave is van het origineel. Maak je afspraken met de Belastingdienst over kortere bewaartermijnen? Dat kan alleen voor bepaalde onderdelen, niet voor de basisgegevens.

Verjaring is een risico als je geen factuur stuurt. Een factuur verjaart na:

Stuur je een aangetekende brief om de verjaring te stuiten? Dan begint de termijn opnieuw.

E-factureren: verplicht of niet?

Een factuur mag op papier, digitaal (pdf per e-mail) of als elektronische factuur (e-factuur) worden verstuurd. Voor de Rijksoverheid is e-factureren verplicht – een pdf is dan niet toegestaan. Gebruik hiervoor je eigen boekhoudpakket of het Leveranciersportaal. Voor andere klanten mag je kiezen, maar de klant moet akkoord gaan met een e-factuur. Binnen de EU is elektronisch factureren toegestaan, mits je voldoet aan de extra eisen die het land stelt.

Let op: een factuur per e-mail als pdf is digitaal, maar geen e-factuur. Het verschil zit in de geautomatiseerde verwerking. Een e-factuur wordt vanuit jouw systeem naar het systeem van de klant gestuurd, zonder handmatige tussenkomst.

Veelgemaakte fouten die je moet vermijden

Zelfs ervaren ondernemers maken fouten. De meest voorkomende:

• Verkeerd btw-tarief – bijvoorbeeld 9% toepassen op catering terwijl 21% geldt. Controleer altijd het juiste tarief per product of dienst.
• Geen doorlopend factuurnummer – een factuur met nummer 1, 2, 3 is prima, maar overslaan of herhalen niet.
• Leveringsdatum vergeten – dit is verplicht, ook als die gelijk is aan de factuurdatum.
• Naam of adres van de klant ontbreekt – bij particuliere klanten is dit niet altijd verplicht, maar bij zakelijke klanten wel.
• Btw-bedrag niet in euro's – facturen moeten in euro's zijn, tenzij je een andere afspraak hebt.

Een factuur die niet voldoet, kost niet alleen tijd om te corrigeren, maar kan ook leiden tot boetes of gemiste btw-aftrek. Investeer in een goed factuursjabloon of boekhoudpakket dat automatisch de verplichte velden invult.

Wanneer moet je extra gegevens toevoegen?

Bij internationale zaken of bijzondere regelingen komen er extra vermeldingen bij. Denk aan:

• Intracommunautaire leveringen – jouw btw-nummer én dat van de klant, plus een verwijzing naar de btw-vrijstelling (artikel 9, lid 2, sub b van de Wet OB).
• Verleggingsregeling – vermeld “btw verlegd naar de afnemer” en het btw-nummer van de klant.
• Margeregeling – gebruik de term “margeregeling gebruikte goederen” of “margeregeling kunstvoorwerpen”.
• Btw-vrijstelling – bijvoorbeeld voor medische diensten of onderwijs, vermeld de vrijstellingsgrond.

Voor brandstofbonnen geldt een uitzondering: je naam en adres mogen achterwege blijven, mits de betaalwijze (bankpas, creditcard of tankpas) je identificeert. Bij openbaar vervoer en taxi's is geen factuur nodig. Ook eten en drinken in de horeca voor gebruik ter plaatse vereist geen factuur, omdat de btw niet aftrekbaar is.

Het belangrijkste advies: wees precies en controleer elke factuur voordat je hem verstuurt. Een fout kost niet alleen tijd, maar kan ook financiële gevolgen hebben. Gebruik een sjabloon dat voldoet aan de eisen van de Belastingdienst en stem het af op jouw specifieke situatie. Wil je weten wanneer het verstandig is om van ZZP naar BV te gaan? Lees dan meer over de overstap van ZZP naar BV en welke factuureisen daarbij veranderen.